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Est-il possible de réaliser une démarche d’accompagnement numérique, incluant un diagnostic et des recommandations technologiques, dans un mandat d’une trentaine d’heures ?
Dans cet article, nous vous présentons donc un mandat d’accompagnement que nous avons réalisé récemment dans une entreprise spécialisée en formation mais aussi en distribution de produits reliés au même secteur.
Ce mandat a été réalisé grâce à l’initiative d’une SADC (Société d’Aide au Développement des Collectivités) régionale.
Celle-ci accompagne souvent les entreprises et les encadre et supporte pour réaliser des projets d’amélioration grâce à l’embauche de consultants spécialisés. Une subvention permet à l’entreprise de faire un premier pas.
Objectifs du mandat
L’entreprise a donc lancé un appel d’offres pour recevoir des propositions d’accompagnement. Elle cherchait à réaliser une « optimisation numérique ».
Essentiellement, elle voulait de l’aide externe pour améliorer son utilisation et l’intégration de ses outils numériques.
Contexte de l’entreprise
D’abord, la TPE est une petite entreprise. Elle compte 2 employés mais fait appel à un réseau de plusieurs dizaines de contractuels pour réaliser les activités de formation.
Elle réalise des ventes annuelles de moins d’un million.
Ses ventes proviennent à 50 % de la vente de produits spécialisés et l’autre moitié des services (formation et autres).
Notre démarche proposée
Nous avons proposé à ce client une démarche express comprenant à la fois un diagnostic numérique mais également une étape de sélection de technologies.
Le diagnostic numérique vise à répondre à trois questions :
- Quels sont les processus-clés et comment sont-ils supportés par le numérique ?
- Quels sont les problèmes vécus et solutions numériques envisageables ?
- Comment le numérique peut-il supporter PSHG dans sa stratégie ?
Suite à ce diagnostic, nous avons réalisé une phase de sélection de technologies.
La sélection de technologies répond quant à elle aux deux questions suivantes :
- Quelles technologies et fournisseurs retenir?
- Comment faire circuler l’information entre les systèmes ?
Compte tenu du budget consacré (environ 30 heures), nous avons donc opté pour une approche plus rapide.
Un diagnostic numérique révélateur
La phase de diagnostic s’est déroulée en trois étapes.
- Inventaire des actifs numériques : Nous avons d’abord dressé un inventaire complet des actifs numériques de l’organisation. Nous avons aussi mesuré le niveau de culture numérique de l’organisation, de même que son intensité numérique, c’est-à-dire le degré avec lequel elle utilise les technologies numériques.
- Revue des processus-clés de l’organisation : En deuxième lieu, nous avons fait un examen détaillé de deux processus au coeur de l’entreprise. Cette revue a été faite par le biais d’un atelier lors duquel nous avons pu comprendre les différentes étapes de chaque processus et les outils les supportant.
- Diagnostic : Enfin, nous avons réalisé notre diagnostic. Il s’agissait d’identifier les forces et faiblesses, mais aussi les opportunités offertes par le numérique.
Principales observations
Les principales observations du diagnostic furent les suivantes :
- L’entreprise possède une culture numérique relativement basse. Bien qu’un(e) employé(e) soit plus à l’aise que l’autre avec les outils numériques, on peut évaluer que globalement, la culture est assez faible.
- Il y a faible niveau de maturité numérique au niveau du processus de ventes, principalement parce que son CRM est utilisé essentiellement comme un carnet de contacts. Il n’y a pas de véritable gestion structurée des prospects, du pipeline des opportunités et des activités de ventes planifiées mais aussi exécutées.
Des opportunités à saisir
Il nous est apparu que plusieurs opportunités se présentaient à l’entreprise. Celles-ci auraient un impact direct et immédiat sur la performance de l’organisation mais aussi sur la perception de sa clientèle quant à ses services.
Les opportunités identifiées ont été les suivantes :
- Mettre en place un système CRM plus moderne. En plus d’être plus facile à apprendre et utiliser, celui-ci permettre à l’entreprise de rehausser son niveau de maturité en mettant en place une véritable gestion structurée des prospects, du pipeline des opportunités et des activités de ventes planifiées et exécutées.
- Mettre en place un système de gestion électronique de documents (GED) intégré à son CRM. Ce type de technologie permet de générer facilement des documents à partir des informations contenues dans le CRM et permet aussi de recueillir les signatures requises des clients, avec des mécanismes de suivi automatisés.
Des recommandations technologiques appréciées
À la suite du diagnostic, nous avons réalisé une phase de sélection de technologies. Celle-ci s’est déroulée en quatre étapes :
- Évaluation préliminaire des besoins.
- Recherche de solutions potentielles sur le marché (logiciels et fournisseurs). Essentiellement, il s’agissait de faire un inventaire des solutions numériques appropriées et trouvées des fournisseurs pouvant implanter et supporter ces solutions. Nous avons volontairement choisi des fournisseurs oeuvrant auprès de la TPE.
- Demande de propositions. Un appel d’offres simplifié a été rédigé pour présenter l’entreprise, ses besoins et les technologies numériques recherchées.
- Sélection des technologies. À la suite de l’appel d’offres, les propositions ont été évaluées. Nous avons par la suite réalisé des démonstrations avec les fournisseurs retenus. Suite à chaque démonstration, un post-mortem a été réalisé.
Bénéfices retirés par notre client
Alors, quels ont été les bénéfices retirés par notre client suite à cette démarche ?
Il y en a plusieurs. Mais concentrons-nous sur les principaux.
1 – Avis externe sur son utilisation du numérique
Lors de la réalisation de ce mandat d’une trentaine d’heures, l’entreprise a pu bénéficier d’un regard externe neutre sur ses activités.
Bien que l’entreprise se posait certaines questions sur son utilisation des technologies, elle a pu avoir une observation complète d’une personne bien à l’affût sur le plan de la veille technologique.
2 – Identification d’initiatives numériques à fort potentiel
À la suite du diagnostic, nous avons été en mesure d’identifier des projets permettant d’améliorer de façon significative l’efficacité de l’organisation dans son processus de vente.
De plus, les initiatives identifiées auront un impact direct sur ce qui est « customer facing » ou visible pour les clients (propositions électroniques, signature électronique, etc.).
3 – Sélection de technologies appropriées à la culture numérique
Notre client a bien apprécié le fait que nous avons eu une bonne lecture de la culture numérique de l’organisation et que nous avons proposé des outils appropriés au contexte.
En effet, nous avons orienté notre recherche vers des solutions conviviales, faciles à apprendre et réputées comme ayant le meilleur taux d’adoption.
4 – Accès à une expertise des technologies numériques
Enfin, notre client a aimé avoir accès à une expertise sur les solutions existant actuellement sur le marché.
Reconnaissant que ce n’est pas son domaine, il a été ravi de pouvoir bénéficier d’une connaissance des technologies existantes.
Conclusion
Comme vous avez pu le constater, il est effectivement possible de réaliser un accompagnement numérique avec un nombre d’heures relativement limité.
Dans ce type d’approche, il est préférable de se concentrer sur certains processus-clés – souvent problématiques – pour réaliser notre diagnostic et proposer des technologies appropriées.
En effet, une approche trop large aurait certainement diluer les résultats de notre intervention.
En savoir plus
Vous voulez en savoir plus sur notre démarche d’accompagnement numérique et les options qu’elle peut offrir à la TPE et PME ?
N’hésitez pas à nous contacter en utilisant le chatbot sur cette page.
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