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L’implantation vanille d’un ERP (Enterprise Resource Planning) ou PGI (le terme français ; progiciel de gestion intégrée) est-elle réalisable ? Souvent de longue haleine (6 à 24 mois), l’implantation d’un ERP vise à doter une entreprise d’un système dernier cri lui permettant d’adopter, par la même occasion, les meilleures pratiques de son industrie.
Les ERP sont vendus sur le marché dans une optique « shrink-wrapped » ou prêt-à-l’emploi. Cela signifie donc que le logiciel peut être utilisé tel quel après configuration.
Nombreuses sont les organisations qui embarquent dans une spirale dangereuse de personnalisations à outrance de leur ERP. Des écrans de saisie sont réécrits ou modifiés de façon importante, des modules de traitement de données sont réécrits ou personnalisés, etc. L’entreprise hypothèque alors sérieusement ses systèmes TI.
Sachant qu’une implantation vanille est un mythe, je vous présenterai donc quatre façons permettant de minimiser le nombre de personnalisations lors de l’implantation d’un ERP.
Une phase de sélection d’ERP sérieuse
Avant même le début de la phase d’implantation, l’entreprise réalisera une sélection d’ERP, le tout évidemment en fonction de ses contraintes budgétaires, techniques, etc.
Tout dépendant de la taille de l’organisation et de la portée du projet, une phase de sélection d’ERP peut alors durer entre un et trois mois. Lors de celle-ci, des représentants TI et des lignes d’affaires s’unissent pour dresser une grille d’évaluation de chaque ERP en fonction des besoins d’affaires et techniques de l’organisation. Habituellement, on accorde des pointages à chaque critère d’évaluation. Il est très important, lors de cette évaluation, de dresser un inventaire détaillé des processus d’affaires qui peuvent être non standards et donc être susceptibles à un écart (gap).
Les éditeurs de logiciels réaliseront des séances de présentation des ERP, de même que des preuves de concept.
À l’issue de cette phase, l’organisation retiendra l’ERP le plus approprié pour elle.
Il apparaît évident qu’une mauvaise sélection de l’ERP se traduira inévitablement par de nombreuses demandes de personnalisations de l’ERP.
Le sujet de la sélection vous intéresse ? Consultez notre article sur les 5 approches de sélection de système ERP dans la PME.
Pour s’approcher d’une implantation vanille: un progiciel choisi en fonction du marché vertical
Depuis la naissance des premiers ERP, l’industrie s’est spécialisée et la majorité de ceux-ci a maintenant des versions pour un marché vertical particulier (vertical market).
Par exemple, si vous êtes dans le commerce de détail, il existe des ERP appropriés pour cette niche.
Voici un aperçu des marchés verticaux. ll est à noter que certains de ces verticaux ont des niches plus spécialisées (par exemple, le transport maritime).
Une gouvernance rigoureuse des demandes de personnalisation
Une fois l’ERP sélectionné, on débute alors le projet d’implantation. C’est ici qu’une gouvernance rigoureuse s’impose pour éviter une situation qui peut s’avérer incontrôlable.
On soumet une demande de personnalisation lorsqu’on prend conscience que certains processus d’affaires ne peuvent être couverts à 100 % par l’ERP.
À l’opposé, les représentants des TI cherchent à minimiser le plus possible ces personnalisations qui ont lieu dans le cadre de l’implantation d’un ERP. Chaque personnalisation crée un enjeu potentiel lors de la prochaine mise à niveau de l’ERP. Elle peut aussi éventuellement affecter la performance opérationnelle de l’ERP.
Une rigoureuse gouvernance de ces demandes doit donc être mise en place via un comité qui approuvera chacune des demandes. Il est fortement suggéré de documenter en détail chaque demande de personnalisation en prenant bien soin de préciser le besoin d’affaires, le manque (gap) de l’ERP, de mêmes que les solutions envisageables. Le personnel-clé des unités d’affaires et TI. va revoir les demandes de personnalisation en collégialité. Un arbitrage sain permettra de prendre la meilleure décision pour l’organisation.
Une gestion du changement appropriée
Inévitablement, plus on s’approche d’une implantation vanille, plus les unités d’affaires devront revoir plusieurs de leurs processus pour s’adapter à l’ERP. C’est ici qu’une bonne pratique de gestion de changement fera la différence et assurera une transition en douceur.
On confiera aux analystes en gestion de changement la documentation des Business Process Model (BPM) et Business Process Procedure (BPP). En travaillant conjointement avec les spécialistes de l’ERP et les unités d’affaires, ils pourront donc documenter les processus futurs. Ceci sera d’une grande utilité lors des activités de formation.
Conclusion: L’implantation vanille, un mythe!
L’implantation d’un ERP est un projet majeur pour une organisation, ses unités d’affaires et son département TI. La mise en place de personnalisations de l’ERP est incontournable.
On constatera alors qu’il n’y a pas de recette magique pour éliminer les personnalisations. La conduite des activités et mesures de mitigation décrites dans ce billet offre des pistes de solution intéressantes.
Je vous invite à participer au débat à votre tour!
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Sujets reliés
- Le défi de choisir un système ERP pour le long terme
- 5 approches pour choisir votre prochain ERP
- Le mythe de la documentation dans les projets d’implantation ERP
Autres lectures
Je vous invite aussi à consulter les articles suivants qui m’ont été d’une précieuse aide lors de la rédaction:
- Comment choisir la bonne stratégie de mise en oeuvre pour votre ERP ?, par ThinkMax Consulting
- Seven Ways to Minimize ERP Software Customization, par Panomara Consulting Solutions
- Customization vs Configuration in ERP Systems, sur Encore Business
- The Difference between ERP Customization and ERP Configuration, sur toolbox.com.
Effectivement, il s’agit d’étape de gros bon sens.
Le plus proche des objectifs tu démarre, le moins de risque tu vas devoir prendre.
Je penses qu’une bonne préparation et des objectifs claire avant même la recherche d’une solution de gestion est nécessaire.
Le contraire apporte généralement des délais importants.
Je ne suis pas d’accord, pour ce qui est des solutions verticales, oui chacune des industries ont des spécificités comme chacune des entreprises.
Trop souvent les solutions verticales couvre le minimum de l’industrie ou il s’agit simplement d’un exemple.
L’idée derrière les systèmes de gestion est de bien comprendre les processus interne de l’entreprise et de les structurés pour qu’ils soient « standardisé » ou « compatible » avec l’écosystème de leurs partenaires d’affaire (Clients, Fournisseurs …)
Par exemple, visé les Meilleur Pratique d’Affaire MPA est une bonne façons de ne pas tomber dans des pièges connus.
Au niveau de la prise de décision, il doit y avoir des personnes clés de l’entreprise dont la priorité est de mettre en place le projet de gestion.
Trop souvent, cela tombe 2e ou 3e car les ressources importantes ne sont pas disponible au bon moment.
sujet tres interessant et plein de bonnes infos.