Planification de réunions : Des outils indispensables pour le travailleur autonome

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C’est fou le temps qu’on peut passer à la planification de réunions, non ?

Si vous êtes comme moi et que la majorité de vos appels et rencontres sont avec des gens externes à votre organisation (clients, fournisseurs et partenaires), vous devez certainement passer un temps fou à vérifier la disponibilité des gens avant d’envoyer une invitation ?

Heureusement, il existe de très bons outils de planification de réunion. Depuis que j’en ai fait la découverte, j’en suis devenu totalement fan, au point que je ne saurais m’en passer aujourd’hui.

Je vous parle donc dans ce billet des outils de planification de réunions comme YouCanBook.Me et Calendly.

Le besoin d’affaires derrière cette recherche

Comme dans toutes ces situations où l’on désire utiliser un outil, il faut d’abord se poser les questions permettant de bien définir le besoin d’affaires.

Dans mon cas, c’était relativement simple:

• Pour planifier des appels téléphonique ou via Skype ou outil similaire d’une durée variable (15 min, 30 min, 1 hr) ou des rencontres en personne.
• Je voulais que mes clients, fournisseurs et partenaires puissent consulter ma disponibilité pour des appels et rencontres et m’envoyer une invitation sachant que je l’accepterais forcément, car disponible à ce moment. Exit les jeux de ping pong: « Pas disponible à ce moment, est-ce que 13h est mieux ? »
• Il était également important que les gens en question entrent systématiquement leur adresse courriel et téléphone, étant donné que je n’aurais pas nécessairement déjà ces informations. En effet, je voulais utiliser cette plateforme avec des gens avec qui c’était un premier contact (suite à une mise en relation sur LinkedIn par exemple).
  
  

Recherche de solutions de planification de réunions sur le marché

Comme mes comptes courriel d’entreprise et mon calendrier est hébergé auprès du service GSuite, j’ai d’abord opté pour une solution rapide, de façon à répondre à mon besoin dans le très court terme.

On fait un premier essai avec GSuite

Ce que je faisais donc, c’est inclure dans ma signature électronique et dans mes échanges un lien vers mon calendrier de disponibilité:

Ceci est un début mais ça ne permet pas:

• De fixer la durée des appels ou rencontres avec les gens dès le départ.
• De forcer les gens à entrer leur numéro de téléphone.
• Également, j’ai eu des problèmes à donner accès à cette page aux gens qui n’avaient pas un compte Google. Je croyais que ceci était possible mais j’ai eu ce problème avec quelques personnes et j’ai eu l’air un peu « pic pic »…
  
  

Revue et essai de YouCanBook.Me

Je me suis par la suite tourné vers les joueurs majeurs dans ce type de logiciel et j’ai donc examiné et essayé YouCanBook.Me.

En l’espace de quelques minutes, j’ai connecté ensemble mon compte Google et celui de YouCanBook.Me et j’ai été en mesure d’être « up and running ».

Voici d’ailleurs des copies d’écran du processus de planification d’une rencontre (avec un compte payant par contre):

Le résultat est un processus très smooth qui a ravi la majorité de mes interlocuteurs.

Limites au plan gratuit

Le plan gratuit limite évidemment les possibilités et la flexibilité de l’outil, notamment comme suit:

• Dans le formulaire de saisie d’une rencontre, vous ne pouvez pas demander autre chose que le prénom, le nom et le courriel. Si vous désirez avoir le numéro de téléphone, vous devez prendre un plan payant.
• Vos rencontres ont une durée minimum de 15 minutes.
• Vous avez aussi moins de flexibilité dans les rendez-vous, notamment aucune possibilité d’inclure du padding avant ou après vos rencontres.
• Impossible de configurer les plages de disponibilités pour les rencontres. On doit plutôt bloquer dans votre calendrier le temps que vous réservez à vous-même.
  
  

La chose que j’apprécie le plus, c’est la capacité à indiquer mes disponibilités pour ces appels et rencontres. Mais aussi la flexibilité que j’ai à changer le tout à chaque semaine.

J’ai donc défini des rencontres récurrentes dans mon calendrier Google et celles-ci sont reconnues par YouCanBook.Me. Je peux changer la durée ou le moment de ces rencontres à tout moment. En voici un exemple:

YouCanBook.Me n’est disponible qu’en anglais… Vous pouvez cependant traduire vos pages de planification de rencontres en français. L’impact est donc que vous devrez utiliser la version anglaise pour réaliser votre configuration.

D’un point de vue tarification, les plans payants sont disponibles à 10 US $ par mois. On sauve 10 % et 20 % si on s’engage respectivement pour une et deux années.

Planification de réunions avec Calendly

Calendly est probablement l’outil de ce type qui est le plus répandu. Dans la majorité des comparaisons que j’ai parcourues, il est évalué comme étant légèrement supérieur à YouCanBook.Me.

Je dois admettre que le processus de configuration de Calendly est excessivement rapide et convivial. Il offre une configuration de base avec des rencontres de 15, 30 et 60 min.

Il adapte également son interface à votre secteur d’activités (par exemple, si vous êtes un travailleur autonome).

Au niveau des tarifs, le plan Premium est disponible à 8 US $ par mois. Le plan Pro est à 12 $ US par mois. Il n’y a cependant pas de rabais si on désire s’engager pour une plus grande période de temps.

Vous pouvez cependant essayer la version Pro gratuitement pendant 14 jours. Croyez-moi, cela sera suffisant pour vous convaincre d’adopter cet outil!

Votre CRM pour aider à la planification de réunions

Si vous avez déjà un CRM, il est possible que celui-ci intègre des fonctions de planification de réunions. Par exemple, Hubspot intègre des fonctions en ce sens.

Si vous entreprenez une phase de sélection CRM, il peut donc être judicieux d’évaluer les CRM notamment au niveau de cette activité.

Ce que je n’ai pas évalué

Prenez note que je n’ai pas évalué dans cette activité la capacité de planification de réunions au niveau des équipes. Les deux outils en question offrent cette possibilité avec leurs plans payants.

Également, les deux outils offrent des intégrations avec des services de paiement. Je n’ai pas évalué ceux-ci.

Enfin, je n’ai pas testé non plus toutes les possibilités d’intégration avec d’autres outils (par exemple, Zoom) via Zapier. Cela peut être particulièrement utile pour la planification de réunions via Skype ou Zoom.

Références et lectures additionnelles

Si vous voulez en savoir plus, consultez la revue de Trust Radius: What users are saying about Calendly vs YouCanBook.Me.