Sélection ERP

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L’activité de sélection ERP est très importante pour toute organisation.  Considérant qu’on utilise un ERP pour un horizon de temps de 10 à 20 ans, il est évident qu’on ne choisira pas celui-ci comme on pourrait acheter une souris chez Best Buy!  La sélection ERP doit se faire en fonction des processus d’affaires de l’organisation et de ses plans d’avenir.

Dans ce billet, nous aborderons le processus de sélection ERP.  Nous détaillerons les critères devant être considérés lors de la sélection de l’ERP.  Enfin, nous terminerons en répondant aux questions les plus fréquentes.

 

Processus de sélection ERP : De la grille d’évaluation à l’appel d’offres

La sélection d’un ERP est un processus qui peut s’étendre sur une période d’un à trois ou quatre mois.  C’est un exercice conjoint entre le département TI et les lignes d’affaires impliquées.  Évidemment, le groupe d’approvisionnement – s’il y a lieu – aura un rôle important dans le processus.

Bien qu’elle consiste principalement à faire le choix d’un ERP, elle inclut normalement aussi celui d’un intégrateur, qui s’occupera des activités d’implantation de l’ERP.

 

Activités de démarrage

Durant les activités de démarrage, on va constituer l’équipe responsable de la sélection ERP.  On va également planifier son déroulement et voir à compenser les opérations pour le personnel qui sera requis durant cette phase.

Plusieurs joueurs-clés seront donc impliqués dans l’équipe de sélection ERP.  Il est cependant nécesaire de nommer des « lead » qui auront la responsabilité pour leur secteurs respectifs.

Assez rapidement, on aura identifié les fournisseurs qu’on invitera à répondre à l’appel d’offres ou on cherchera à faire un appel d’offres public via les services connus.

 

La préparation d’une grille d’évaluation

Une activité centrale à la sélection ERP est la préparation d’une grille d’évaluation détaillée permettant de positionner chaque proposition et d’évaluer objectivement chaque aspect.

La grille d’évaluation comprend un système de pointage avec un poids accordé à chaque section.  L’entreprise évaluera donc globalement chacune des proposition via ce système de pointage.

En même temps, certains points seront considérés comme des « must » et seront donc essentiels pour conclure.

La grille d’évaluation cherchera à évaluer l’ERP lui-même, son éditeur, de même que l’intégrateur (la compagnie offrant les services d’implantation).

Consultez la section décrivant la grille d’évaluation, plus bas dans ce billet.

 

La demande d’informations (RFI) ou l’appel d’offres (RFP)Appel d'offres

Premièrement, une fois la grille d’évaluation préparée, l’organisation peut initier les contacts avec les fournisseurs d’ERP.  Elle fera affaire directement avec les éditeurs de logiciels ou des revendeurs.  D’autre part, si elle n’est pas assez certaine pour prendre une décision, elle ira simplement en processus de demande d’informations (RFI ; request for information), un processus à travers lequelle elle pourra recevoir amplement d’informations et lui permettra de cheminer dans son processus de sélection ERP.

 

1 – Vérification de l’intérêt des fournisseurs

La première étape consiste souvent à sonder l’intérêt des fournisseurs à répondre à l’appel d’offres.  L’entreprise enverra donc une description très sommaire de l’appel d’offres, les exigences et le calendrier de l’appel d’offres.  C’est un document très sommaire (une à deux pages).

Les fournisseurs devront répondre très rapidement (habituellement 24 à 48 hrs) pour indiquer si oui ou non ils ont l’intention de participer à l’appel d’offres et remettre une proposition.

 

2 – La remise de l’appel d’offres aux fournisseurs, une course contre la montre et le dépôt des propositions

Ensuite, une fois que l’entreprise a identifié les fournisseurs intéressés, elle leur remettra l’appel d’offres.  Souvent, c’est un document relativement volumineux qui précise l’étendue de l’implantation et les requis de l’entreprise sur différents plans.  Le document de RFP précise également les attentes de l’entreprise quant aux propositions qui seront déposées, de même que le calendrier de remise des propositions qui est habituellement très serré.

Il n’est pas inhabituel pour les entreprises d’inclure leur grille d’évaluation dans le document d’appel d’offres.  Cela a le mérite d’être clair pour les fournisseurs.

Jusqu’au dépôt des propositions, les fournisseurs entrent alors dans une véritable course contre la montre.  Les entreprises vont exiger beaucoup d’informations et cela requiert normalement un investissement de temps très important chez les fournisseurs.

 

3 – La revue des propositions par l’entreprise

L’entreprise va alors examiner l’ensemble des propositions reçues et va procéder à une première évaluation de celles-ci, en fonction des critères définis dans la grille d’évaluation.

Suite à cette revue, l’entreprise pourra ou non écarter dès maintenant certains fournisseurs si ceux-ci ont déposé une proposition qui s’avère insuffisante.

Il est très fréquent que l’entreprise demande des informations supplémentaires durant cette phase.  Elle peut aussi préciser certaines informations de son appel d’offres si elle juge que ce dernier n’était pas assez précis sur certains points.

 

4 – La conduite d’ateliers de présentation et discussion

Normalement, plusieurs ateliers seront tenus avec les fournisseurs pour que ceux-ci puissent démontrer de vive voix les spécificités de leur ERP et comment ce dernier répond aux demandes de l’entreprise.

Évidemment, ces ateliers sont jumelés à une période de questions et réponses.

 

5 – La finale!

Au besoin, l’entreprise pourra organiser une finale, dans laquelle elle amènera les fournisseurs qu’elle aura retenue.  Durant cette finale, on détaillera encore plus certains aspects de la proposition et l’entreprise pourra alors négocier avec les fournisseurs retenus.

 

6 – Et le gagnant est…

En bout de ligne, l’entreprise retiendra un des fournisseurs et on procédera à la signature d’un contrat maître pour l’acquisition de l’ERP, un plan de maintenance et des services d’implantation.

 

La grille d’évaluation : un outil essentiel à la sélection ERP

Normalement, les grilles d’évaluation cherchent vont qualifier l’ensemble de la proposition déposée par une compagnie: l’ERP lui-même, son éditeur et, également, l’intégrateur.

 

Les critères propres à l’ERP

On évaluera la portion logicielle de l’offre à travers les plans fonctionnels, techniques, de même que financiers (les coûts).

Grille évaluation ERPSur le plan fonctionnel, on amènera d’ailleurs beaucoup de détails.  On y inclut habituellement un inventaire détaillé des processus de l’organisations, accompagnés de leurs spécificités.  On cherchera donc à évaluer si l’ERP est en mesure de supporter les processus de l’organisation et leurs spécificités.  Normalement, cette portion de la grille d’évaluation sera celle qui prendra le plus de place.  Plus on sera minutieux dans la préparation de cette grille, meilleur sera le choix de l’ERP et on aura donc bien des chances de minimiser le nombre de personnalisations de l’ERP.  Voyez à ce sujet le billet que j’ai préparé au sujet du mythe de l’implantation vanille des ERP.

Au niveau technique, on va évaluer la solution sous différents angles.  Quelle est l’infrastructure requise pour opérer cet ERP ? Est-ce que la solution est disponible en mode local, hébergé ou infonuagique ? Quelles sont les exigences techniques pour les postes de travail ? Existe-t-il des applications mobiles pour cet ERP ? Quels sont les « middleware » ou intergiciels proposés par l’éditeur ?

Évidemment, au niveau financier, on regardera donc les coûts d’acquisition du logiciel, en fonction du nombre d’utilisateurs ou ses coûts d’utilisation en mode infonuagique.  On regardera évidemment les coûts de maintenance qui permettent d’avoir des mises à jour régulières et de profiter des nouvelles fonctions.

Maintenant qu’on a évalué l’ERP, il est important de se faire une tête sur son éditeur également.

 

L’évaluation de l’éditeur de l’ERP

Les entreprises ont également l’habitude d’évaluer l’éditeur de l’ERP.  On voudra en effet s’assurer d’avoir un éditeur solide dont la pérennité n’est pas discutable.  Parmi les critères servant à le qualifier, notons :

  • Son expérience : Quelle est l’expérience de l’éditeur ? Est-il un nouveau joueur dans le marché des ERP ? Existe-t-il depuis de nombreuses années ?
  • Solidité financière : Quelle est la situation financière de l’entreprise ?
  • Situation concurrentielle : Quelle est sa situation sur le marché ? Est-il en position de force ? Est-il sujet à une acquisition par un autre joueur ?
  • Support : Quel est le service de soutien offert ? Dans quelles langues ce service est-il disponible ?
  • Présence géographique : Quelle est la présence géographique de l’éditeur ? A-t-il des clients dans notre région géographique ?

 

Enfin, ce n’est pas tout d’évaluer l’éditeur de l’ERP, il faut également qualifier l’intégrateur qui procédera aux activités d’implantation de l’ERP.

 

Évaluation intégrateur ERPL’intégrateur: de nombreux critères pour l’évaluer

L’intégrateur est la compagnie de services qui procédera aux activités d’implantation (configuration, personnalisation, intégration avec d’autres systèmes, formation, etc.).  On va normalement évaluer sa qualification sous différents aspects.  Notons, entre autres:

  • Expérience : Quelle est son expérience corporative pour implanter des ERP ? Quelle est son expérience avec l’ERP retenu ? A-t-il implanté le système dans d’autres entreprises de notre secteur ?
  • Équipe : Quelle équipe compte-t-il assigner à notre implantation ? Est-ce que les consultants proposés sont disponibles localement ou ils doivent voyager ? Quel est le profil des candidats proposés ?
  • Approche : L’intégrateur propose quelle approche d’implantation ? Cette approche permet-elle une certaine forme de gating ? Quels sont les mécanismes de gouvernance en place ? Offre-t-il du soutien post-implantation ?
  • Gestion de changement : Le fournisseur offre-t-il des services de gestion de changement ? Quels sont-ils ? Quelle est son expertise à ce niveau ?

 

Des ERP à considérer lors de votre sélection ERP

Voici une liste en vrac d’ERP (en construction!) à considérer lors de phase de sélection.  Nous détaillerons ultérieurement chacun de ceux-ci.

 

 

 

Foire aux questions

Dans cette section, on répond essentiellement aux questions les plus fréquemment posées au sujet de la sélection ERP.

 

Peut-on raccourcir la durée de la phase de sélection ERP ?

D’abord, on recommande de pas trop chercher à raccourcir la durée de la phase de sélection ERP.  La principale raison est que cette activité dépend fortement des fournisseurs et de leur capacité à répondre.  Introduire des délais encore plus serrés auprès d’eux va donc forcément avoir un impact sur la qualité des propositions qui seront déposées.

On pourra se reprendre facilement lors de l’implantation car il est plus facile de comprimer le calendrier d’implantation de l’ERP.

 

Je sais déjà quel ERP on va acheter, pourquoi réaliser une sélection ERP ?

Même si vous savez à 95 % quel ERP sera retenu, il vaut la peine d’effectuer une phase de sélection.  Celle-ci est en effet une activité préparatoire à l’implantation et elle a comme gros avantage de rallier les joueurs-clés des lignes d’affaires autour du choix de l’ERP.

 

Comment identifier les ERP que je devrais évaluer lors de la phase de sélection ?

Tout dépendant de la taille de votre entreprise et de son secteur d’activités, il y a toujours plusieurs ERP qui doivent être considérés.  Ici, un consultant spécialisé saura vous appuyer dans cette démarche en effectuant des recherches sur le marché et en se basant aussi sur sa propre expérience.  Il existe même des compagnies spécialisées dans la sélection d’ERP (par exemple, TEC Centres d’évaluation de la technologie à Longueuil).

 

Devrais-je considérer un ERP entièrement développé sur mesure ?

D’abord, sachez que le domaine des ERP est arrivé à maturité depuis plusieurs années.  Il y a donc très peu de raisons de choisir un ERP sur mesure.  On confirme alors qu’une solution commerciale éprouvée est souvent moins chère qu’une solution sur mesure.

 

Conclusion

Comme vous pouvez le constater, la sélection ERP est une activité sérieuse avec des conséquences importantes.  Il est assez critique de réaliser cette activité avec toute la rigueur qui s’impose.  Négliger cette activité ou en couper les coins ronds aura des répercussions sur de nombreuses années.

Néanmoins, elle doit être conduite avec un certain degré de pragmatisme.  On doit donc s’adapter aux contraintes de l’exercice, quitte à communiquer clairement les risques des décisions prises.  Il n’y a donc pas de situation idéale: l’important est d’être conscient de nos décisions et d’en assumer les conséquences.

 

Lectures additionnelles

Si vous désirez en savoir plus sur le sujet, je vous invite à consulter les sources suivantes.  Elles m’ont été d’une grande utilité lors de la rédaction de ce billet:

 

Simon Chamberland
Simon oeuvre dans le milieu des technologies de l'information depuis 1995. Il possède une quinzaine années d'expérience de conseil en technologies de l'information et gestion. Il a débuté sa pratique de consultant indépendant en 2007 et a fondé Brome Conseil en 2009. Il est Président et Conseiller senior au sein de l'entreprise. Simon réside à Sutton, dans la région de Brome-Missisquoi.

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